Hướng dẫn kiểm kê hàng tồn kho chi tiết cho doanh nghiệp

Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động định kỳ của mọi doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Quy trình kiểm kê là công cụ để phát hiện chênh lệch số liệu giữa thực tế và số liệu sổ sách, phần mềm. Dưới đây là quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết mà Vinatech muốn cung cấp tới bạn đọc. 

Tham khảo: 

• Công việc của nhân viên kho gồm những gì, lương bao nhiêu?
• Cách sắp xếp kho hàng khoa học như thế nào? - Vinatech

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết

1. Chuẩn bị kiểm kê hàng tồn kho

Đề xuất, đề nghị kiểm kê hàng tồn kho cho cấp trên. Các bước chuẩn bị cần được làm chi tiết theo quy trình chuyên nghiệp.

- Mục đích: đối chiếu số lượng thực tế với số lượng phần mềm quản lý

- Người thực hiện: kế toán kho, thủ kho, quản lý kho

- Các bước thực hiện: Kiểm tra rà soát lại toàn bộ mặt hàng tại kho hàng. Phân chia nhiệm vụ cho từng người ( đếm hàng, nhập số liệu, kiểm phiếu, dỡ hàng, quét mã vạch...). 

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cơ bản

Lưu ý: Phân loại khu vực kiểm kê theo quy mô doanh nghiệp. Xác định thời gian kiểm kê để có điều chỉnh về thời gian xuất nhập hàng cho các bộ phận khác hoặc đối tác doanh nghiệp.

2. Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho

- Kiểm tra số lượng xác định chênh lệch

Thống kê số lượng hàng hóa, đặc biệt là các mặt hàng cận date, tồn kho...Sau khi kiểm đếm sẽ đối chiếu với số liệu thực tế với số liệu phần mềm hoặc sổ sách.

- Lập biên bản kiểm kê 

Biên bản kiểm kê là căn cứ cho hoạt động kiểm kê tới các bộ phận liên quan. 

Mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa theo Thông tư 133 trên Excel

3. Báo cáo kết quả kiểm kê hàng tồn kho

Sau khi hoàn thiện quá trình kiểm kê hàng tồn kho, quản lý kho, kế toán kho tiến hành lập báo cáo với quản lý cao hơn hoặc các cấp quản lý tại doanh nghiệp. Đây là hoạt động cần thiết để doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tại kho hàng. 

Nhân viên sẽ lưu trữ bản cứng, báo cáo bằng file lên cấp trên. Ngay sau khi các bên ký biên bản hoàn thiện quy trình kiểm kê, bảng báo cáo sẽ được đưa lên cấp trên. Kết quả sẽ hoàn thiện khi nhận được sự đồng thuận và phương án xử lý chênh lệch ( nếu có). 

>>> Xem thêm: Mẹo để nhà kho ngăn nắp hơn bằng kệ kho hàng - Vinatech

Lưu ý kiểm kê hàng tồn kho tại doanh nghiệp

Việc kiểm kê hàng hóa, sản phẩm tồn kho cần được diễn ra định kỳ và có kế hoạch cụ thể chi tiết cho mọi bước. Số lượng thực tế đối chiếu với số liệu sổ sách hoặc phần mềm quản lý. 

Thủ kho cần lên thiết kế kho hàng sao cho khoa học, sắp xếp hàng hóa theo thẻ kho. Hàng hóa nhập xuất đều cần đánh dấu bằng dán nhãn để hoạt động kiểm kê được nhanh chóng, dễ dàng. Tạo điều kiện cho công tác quản lý, tìm kiếm hàng hóa diễn ra thuận lợi. 

Lập văn bản chính thức với người liên quan đến quy trình kiểm kê hàng hóa. Văn bản này là căn cứ để xác định trách nhiệm nếu xảy ra các trường hợp rủi ro, không mong muốn.

Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động thường niên quan trọng của bất cứ doanh nghiệp nào hiện nay. Quy trình kiểm kê cần được diễn ra thường xuyên, chuyên nghiệp, chính xác và nghiêm túc. Thực hiện kiểm kê hàng hóa giúp doanh nghiệp xác định được số lượng hàng hóa tồn kho, phát hiện ra các vấn đề trong quy trình lưu trữ để đưa ra kế hoạch xuất nhập hàng hóa kịp thời.