Chia sẻ 10 kinh nghiệm kiểm kê kho dành cho kế toán người mới

Logo vinatech

Hàng hóa trong kho có giá trị rất lớn đối với một doanh nghiệp, tổng giá trị hàng trong kho có thể chiếm tới 40%- 60% tổng giá trị hàng hóa của doanh nghiệp. Vì vậy kiểm kê kho là quy trình không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp kinh doanh hiện nay. Dưới đây Vinatech xin tổng hợp 10 kinh nghiệm kiểm kê hiệu quả cho kế toán đặc biệt là kế toán mới chưa có kinh nghiệm trong việc kiểm kê kho hàng

Xem ngay: 

1. Kiểm kê hàng định kỳ 

Kiểm tra kho theo định kỳ

Kiểm kê hàng hóa cần phải có kế hoạch thời gian cụ thể và theo định kỳ. Bạn không nên để đến khi cần thiết mới bắt đầu kiểm kê khi đó vấn đề chênh lệch hàng hóa đã vượt quá tầm kiểm soát. Triển khai hoạt động cụ thể theo tháng, quý, năm.

Đối với các doanh nghiệp lớn, số lượng hàng hóa nhiều bạn có thể thực hiện kiểm kê 1 năm 1 lần. Tùy thuộc vào quy mô, số lượng chủng loại, mẫu mã, hàng hóa, nhân lực mà kế toán có thể đề xuất thời gian kiểm kê phù hợp. 

Tuy nhiên thời gian giữa các đợt kiểm kê không nên quá 1 năm. Kiểm kho xa khiến doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác được tình hình nhà kho thực tế, gây khó khăn cho hoạt động phát triển hàng hóa của công ty. 

2. Xây dựng kế hoạch kiểm kê rõ ràng

Quy trình kiểm kê là sự hoạt động của nhiều bộ phận, nhân lựa, tốn nhiều thời gian, hoạt động đa dạng. Vì vậy để hoạt động kiểm kê diễn ra thuận lợi bạn cần lên kế hoạch cụ thể tới các bộ phận liên quan. 

Thời gian kiểm kê có thể diễn ra lâu vị vậy bạn nên làm thông báo tới bộ phận, nhà cung cấp, đối tác, khách hàng để tạo sự chuyên nghiệp, uy tín cho doanh nghiệp. Thông báo nhằm giảm tần suất xuất nhập hàng hóa, tránh tồn đọng, phiền hà cho các bộ phận khác. 

>>> Gợi ý: Kệ kho hàng cao cấp chứa đồ gỗ nội thất - Vinatech

3. Sắp xếp hàng hóa khoa học cùng thủ kho 

Sắp xếp hàng hóa cùng thủ kho

Để quá trình kiểm kê diễn ra thuận lợi tiết kiệm thời gian, nhân lực. Kế toán kho cùng thủ kho phải kết hợp từ ban đầu để sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học. Cách sắp xếp hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc giúp đỡ cho quy trình kiểm tài sản diễn ra chính xác, thuận lợi. 

4. Ghi lại mọi số liệu 

Kiểm đếm từng sản phẩm và ghi lại số liệu rõ ràng vào sổ sách hoặc phần mềm để theo dõi chi tiết hiệu quả cho các hoạt động xuất nhập, báo cáo, kiểm kê tiếp theo. Bạn nên phân loại theo từng khu vực kiểm tra hàng trước, khu vực kiểm tra sau.

Nếu kho hàng có quy mô lớn thì cần đặt mục tiêu thời gian hoàn thiện kiểm kê để mang lại hiệu quả trong quy trình kiểm kê chung. 

5. Tìm kiếm lý do chênh lệch bất thường

Cố gắng tìm ra những thất thoát bất thường trong chênh lệch số liệu thực tế và sổ sách. Một số lý do thường xảy ra khi có sai sót số liệu như:

- Hàng thừa do nhà cung cấp giao thừa

- Sai sót từ quy trình quản lý

- Xuất nhập số liệu sai

- Hàng hỏng, lỗi, hết hạn

Với những nguyên nhân sai số không xác định bạn cần tham khảo quyết định xử lý của Ban giám đốc công ty. 

6. Tìm giải pháp

Tìm giải pháp

Từ việc tìm hiểu được nguyên nhân sai sót, chênh lệch số liệu bạn có thể dễ dàng xác định được người chịu trách nhiệm và tìm ra giải pháp cụ thể cho trường hợp đó. Giải pháp hạn chế cho những lần sau được rút kinh nghiệm từ các sai sót trước đó. 

7. Nắm được số lượng hàng tồn kho

Nắm được số lượng hàng tồn từng sản phẩm giúp bạn kiểm soát dễ dàng kho hàng hóa. Kế toán kho cần nắm bắt số lượng hàng hóa, hàng tồn, thời gian xuất nhập một cách có hệ thống để mang lại sự quản lý chặt chẽ, giúp ích cho quá trình quản lý sau này 

8. Cập nhật liên tục số lượng trên phần mềm, sổ sách

Mọi hàng hóa ra vào nhà kho đều cần được lên kế hoạch, cập nhật cụ thể, nhanh nhất vào phần mềm quản lý, sổ sách. Bước này vô cùng quan trọng giúp số lượng hàng thực tế và số lượng sổ sách trùng khớp. Tránh trường hợp sai số, lệch dữ liên khi kiểm đếm hàng hóa trong kho. 

Chủ động cập nhật số liệu cũng giúp quy trình làm việc khoa học, tiết kiệm thời gian kiểm kê hàng định kỳ. Theo dõi số lượng chính xác đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. 

9. Kiểm đếm chính xác

Kiểm đếm chính xác

Mọi công việc liên quan đến kiểm kê, đếm số lượng hàng hóa cần độ chính cao. Để hỗ trợ cho công việc kiểm đếm bạn có thể phân kế hoạch thời gian cụ thể, hình thức kiểm tra, số lượng nhân sự, thời điểm...để đem lại hiệu quả công việc tốt nhất.

10. Chọn thời gian kiểm kê vào mùa ít khách 

Hầu hết kho hàng đều hoạt động 24/7 đặc biệt là kho hàng tổng. Kho hàng không chỉ lưu trữ thành phẩm mà còn là nơi bảo quản các sản phẩm, tư liệu, vật tư sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy quá trình xuất nhập diễn ra liên tục. Kế toán cần lựa chọn thời gian vào thời điểm biên độ hoạt động thấp, chọn mùa ít khách để công việc chung không bị đình trệ, trì hoãn. 

Trên đây là 10 kinh nghiệm kiểm kê kho mà Vinatech muốn cung cấp đến bạn đọc. Hy vọng những kinh nghiệm trên sẽ cung cấp những kiến thức bổ ích giúp quy trình làm việc tại kho hàng được thuận lợi và hiệu quả hơn.

Chúng tôi có tạo 1 group cộng đồng chia sẻ kinh nghiệm bán hàng tạp hóa và mở siêu thị mini. Mời bạn tham gia trao đổi kinh nghiệm, đặt câu hỏi để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn miễn phí tại Group: www.facebook.com/groups/MoSieuThi Click để tham gia group
Logo vinatech

Ngày đăng: 7/11/2020

Để lại Comment tại đây

086.758.9999

HỆ THỐNG ĐẠI LÝ MIỀN BẮC

HÀ NỘI

316 Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội

THÁI NGUYÊN

số 85, tổ 1, p Tân Lập, TP Thái Nguyên

BẮC NINH

Khu 5 TT Phố Mới, Quế Võ, Bắc Ninh

HẢI DƯƠNG

530 Điện Biên Phủ, TP Hải Dương

HẢI PHÒNG

251 Nguyễn Văn Linh, Q. Lê Chân, TP.Hải Phòng

HÀ GIANG

Số 27 Đường Nguyễn Du, tổ 16, P Nguyễn Trãi, TP Hà Giang

HƯNG YÊN

Đường 206 Giai Phạm, Yên Mỹ, Hưng Yên

QUẢNG NINH

110 Hà Khánh, TP. Hạ Long, Quảng Ninh

SƠN LA

131 Đường Thảo Nguyên, TT Mộc Châu, Sơn La

PHÚ THỌ

2790 – 2792 Hùng Vương, Vân Phú, TP Việt Trì, Phú Thọ

YÊN BÁI

50 Đường Hoà Bình, P Nguyễn Thái Học, TP Yên Bái

VĨNH PHÚC

KĐT mới, TT. Thổ Tang, Huyện Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc

THÁI BÌNH

29 Trần Thái Tông – TP. Thái Bình

TUYÊN QUANG

Làng Mãn 2, Thái Hòa, Hàm Yên, Tuyên Quang

HỆ THỐNG ĐẠI LÝ MIỀN TRUNG

THANH HÓA

629 đường Bà Triệu, P.Trương Thi, TP.Thanh Hóa

NGHỆ AN

82 Nguyễn Trãi, TP.Vinh, Nghệ An

QUẢNG NGÃI

597 Quang Trung, Tp.Quảng Ngãi, Tỉnh Quảng Ngãi

GIA LAI

534A Trường Chinh, TP Pleiku, Tỉnh Gia Lai

HỆ THỐNG ĐẠI LÝ MIỀN NAM

BÌNH DƯƠNG

36F2 VP2, Đường 18, P. Vĩnh Phú, TP Thuận An, Bình Dương

ĐỒNG NAI

91 đường Võ Nguyên Giáp, P. Phước Tân, TP. Biên Hòa, Đồng Nai

CẦN THƠ

Lô AA - 154, Nguyễn Văn Cừ, KDC Cái Sơn Hàng Bàng, An Bình, Ninh Kiều, Cần Thơ