Quy trình nhập kho hàng mới nhất tiêu chuẩn quốc tế

Xây dựng quy trình nhập kho là cách để doanh nghiệp duy trình sự ổn định cho quá trình hoạt động sản xuất, cung cấp hàng hóa ra thị trường. Để việc quản lý kho hàng dễ dàng hơn dưới đây Vinatech đã tổng hợp các quy trình nhập kho phổ biến theo quy chuẩn. Mời bạn đọc cùng tham khảo. 

Tin xem thêm: 

• Phiếu nhập kho là gì? Điền mẫu PNK theo thông tư 133
• Công việc của quản lý kho là gì? Lương bao nhiêu?

1. Quy trình nhập kho theo ISO

Bước 1: Yêu cầu nhập kho từ nhân viên mua hàng, người nhập hàng. Yêu cầu nhập kho bằng lời nói hoặc biểu mẫu theo quy định của doanh nghiệp.

Bước 2: Kế toán kho nhận tiến hành lập phiếu nhập kho. Một số doanh nghiệp phiếu này được giao cho thủ kho nhập, kiểm đếm trực tiếp khi nhập phiếu. Phần mềm quản lý kho lập thành nhiều liên: 

- Liên lưu tại sổ

- Liên giao cho nhân viên mua hàng

- Liên làm thủ tục nhập kho

Bước 3: Hoàn thiện phiếu nhập kho nhân viên mua hàng giao hàng cho thủ kho doanh nghiệp

Bước 4: Hàng hóa được kiểm đếm và tiến hành nhập kho. Với trường hợp số liệu không khớp với thực tế thủ kho sẽ lập biên bản và báo cáo với quản lý để xử lý theo quy định của tổng kho và doanh nghiệp.

Bước 5: Quá trình nhập kho thủ kho sẽ ký nhận hàng hóa vào phiếu nhập kho. Bao gồm 3 liên:

- Lưu liên và ghi thẻ kho

- Liên giao lại cho kế toán kho

- Liên giao cho người nhập hàng 

Bước 6: Kế toán kho ghi sổ kho và hạch toán hàng hóa nhập kho thông qua phiếu nhập kho. 

>>> Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho hàng trong exel và quản lý kho hiệu quả

2. Quy trình nhập kho thành phẩm

Bước 1: Hàng hóa đưa về kho được thủ kho lập phiếu nhập. Sau khi lưu số lượng, mẫu mã, lưu phiếu thủ kho xuất phiếu nhập kho cho quản lý. 

Bước 2: Hàng hóa tiến hành nhập kho theo quy định của kho hàng, dưới sự hướng dẫn và sắp xếp của thủ kho, nhân viên kho.

Bước 3: Gắn thẻ tên, ghi nhớ vị trí lưu trữ vào sơ đồ nhà kho.

Bước 4: Thường xuyên kiểm tra số lượng hàng thực tế và số liệu tại phần mềm quản lý để có phương án xử lý nhanh nhất. Báo cáo các thông tin về kho hàng, sai sót, chênh lệnh định lỳ với ban quản lý. 

3. Sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu

Sơ đồ quy trình nhập kho nguyên vật liệu 

4. Quy trình nhập kho hàng hóa

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng hóa từ người phụ trách hay nhân viên giao hàng.

Bước 2: Kế toán kho hoặc quản lý kho hàng lập phiếu nhập hàng 

Bước 3: Nhập hàng theo phiếu đã lập, kiểm đếm số lượng hàng hóa chính xác trùng khớp với số lượng trên phiếu nhập hàng.

Bước 4: Lưu liên nhập kho, cung cấp liên cho người nhập hàng, và liên cho kế toán kho. Tiến hành nhập hàng vào kho hàng theo quy trình của nhà kho. 

>>> Xem ngay: Kho hàng là gì? Một số loại nhà kho phổ biến hiện nay

5. Quy trình nhập kho vật tư

Bước 1: Vật tư được chuyển đến bởi nhân viên mua hàng hoặc người quản lý. Tập kết tại kho hàng.

Bước 2: Xác nhận thông tin nhập hàng, kế toán lập phiếu nhập kho theo quy định. 

Bước 3: Quản lý, thủ kho kiểm đếm chất lượng, số lượng, mẫu mã vật tư

Bước 4: Sau khi nhập kho thủ kho ký nhận phiếu nhận sản phẩm. Lưu liên và ghi thẻ kho. 

Bước 5: Hoàn thiện quy trình nhập kho vật tư. 

Mẫu phiếu đề nghị nhập vật tư hàng hóa

Trên đây là quy trình nhập kho của các hoạt động chính trong hoạt động của kho lưu trữ tại công ty, doanh nghiệp. Mỗi mô hình kho bãi sẽ có các quy định riêng tùy vào đặc điểm hàng hóa, truyền thống doanh nghiệp. Tuy nhiên quy trình xuất nhập hàng vẫn trải qua các bước trên để mang lại mô hình quản lý hiệu quả nhất.