HOTLINE: 086.758.9999 - Email: info@vinatechjsc.vn
Quy trình quản lý kho luôn là quy trình quan trọng của mọi doanh nghiệp kinh doanh hiện nay trên thị trường. Việc xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp giúp mang lại hiệu quả trong quá trình kinh doanh, tối ưu lợi nhuận, hạn chế rủi ro về lưu trữ hàng hóa. Dưới đây là một số quy trình cơ bản trong kho hàng mà Vinatech đã tổng hợp, hy vọng thông tin dưới đây sẽ mang lại thêm kiến thức hữu ích cho bạn đọc.
Xem thêm:
Để nhà kho hoạt động đồng bộ, khoa học và hợp lý doanh nghiệp phải sử dụng các quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Thông thường một quy trình nhà kho được chia làm 3 hình thức chính, bao gồm:
- Quản lý mã hàng
- Quản lý nhập kho
- Quản lý xuất kho
Mỗi quy trình lại có hình thức chu trình quản lý khác nhau.
Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả
Khi có một bộ phận có nhu cầu nhập hàng, nguyên vật liệu, tư liệu sản xuất phục vụ cho các hoạt động tại doanh nghiệp thì sẽ thông báo cho bộ phận liên quan để nhân sự và thủ kho nắm bắt được thông tin. Một số bộ phận liên quan như kho, kế toán, phòng vật tư, phòng quản lý chất lượng...
Thủ kho hoặc nhân viên kho dựa vào phiếu mua hàng, đơn đặt hàng ban đầu để đối chiếu số lượng thực tế và số lượng nhập liệu về khớp nhau. Cùng đó là kiểm tra về chất lượng, thời gian bảo hành, hạn sử dụng của hàng hóa. Đối với công ty lớn có bộ phận kiểm tra chất lượng chuyên biệt thì bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng khi đảm bảo hàng hóa được thông qua bằng tem hoặc đóng dấu xác nhận.
Trong quá trình kiểm tra nếu gặp phải sai sót, khác biệt thì cần lập biên bản và thông báo lại với đơn vị đề xuất để tìm ra phương pháp giải quyết nhanh nhất.
>>> Gợi ý: Chia sẻ file quản lý kho bằng Excel miễn phí
Sau khi hoàn thiện các bước nhập không có sai lệch thì toàn bộ phiếu nhập, giấy tờ sẽ chuyển tiếp sang bộ phận kế toán để đối chiếu lại bước cuối cùng. Sau đó kế toán sẽ lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho, phiếu bao gồm 3 liên: liên thủ kho lưu lại, liên kế toán lưu trữ và liên cho người giao hàng.
Các liên phiếu cần có chữ ký của thủ kho và bên giao hàng xác nhận.
Quản lý kho hay thủ kho sẽ tiếp nhận hàng hóa, nguyên vật liệu vào kho, sắp xếp hàng hóa khoa học lên kế hoạch đưa vào kho hợp lý. Mọi thông tin nhập kho đều phải nhập vào thẻ kho để dễ dàng quản lý, giám sát về sau. Mọi thông tin về sản phẩm nhập đều phải được cập nhật vào hệ thống phần mềm quản lý kho hàng.
Lệch xuất hàng được gửi cho kế toán cùng với phiếu đơn hàng từ các bộ phận liên quan.
Kế toán trực tiếp kiểm tra hoặc thông báo cho thủ kho kiểm tra hàng tồn kho. Trong trường hợp thiếu hàng kế toán thông báo ngay với phòng ban đề xuất. Ngược lại, nếu hàng hóa đủ cung cấp theo đơn đề nghị thì tiếp tục thực hiện sang bước tiếp theo.
Kế toán căn cứ theo đơn hàng từ các bộ phận khác tạo phiếu xuất kho hay hóa đơn bán hàng sau đó chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty, liên phiếu sẽ được in làm nhiều bản, trên cơ bản liên được kế toán giữ, một liên thủ kho giữa và một liên giao cho bộ phận tiếp nhận chuyển tiếp hàng.
Quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất để tìm kiếm, lựa chọn hàng hóa đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu xuất phải có chữ ký của các bộ phận liên quan.
Mọi biến động trong kho đều phải được lưu trữ vào thẻ kho và hệ thống quản lý hàng hóa của kế toán. Số lượng hàng hóa tồn kho phải đảm bảo đủ chính xác giữa hàng thực tế và số liệu phần mềm.
Nhu cầu xuất chuyển hàng hóa được gửi tới ban quản lý hay ban giám đốc tùy thuộc vào tính chất của mỗi lần xuất. Đề xuất bao gồm đầy đủ thông tin về thời gian xuất, địa điểm kho xuất và kho đến, lý do xuất hàng và mục đích của việc chuyển kho...
Sau khi nhận được đề xuất ban giám đốc hoặc cấp quản lý sẽ tiến hàng nghiên cứu sự cần thiết của vấn đề. Nếu nhận thấy thích hợp sẽ chuyển giao yêu cầu đến bộ phận kế toán. Nếu từ chối thì thông bán lại cho đơn vị yêu cầu để kết thúc quy trình.
Kế toán là bộ phận chịu trách nhiệm liên kết thống nhất với thủ kho, quản lý kho về số lượng, thời gian thực hiện chuyển kho.
Hàng hóa được kiểm tra về chất lượng trước khi thực hiện xuất kho. Phiếu biên nhận xuất kho được ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận liên quan.
Toàn bộ thay đổi về số lượng, biết động trong kho đều phải được cập nhật liên tục vào hệ thống nhà kho.
Các quy trình quản lý kho trên mang tính chất tham khảo tuy nhiên đây cũng là các bước cơ bản thường được sử dụng tại các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên tùy thuộc vào cấu trúc bộ máy doanh nghiệp, tính chất hàng hóa, vận hàng mà mỗi doanh nghiệp lại có cách phân quyền khác nhau. Hy vọng những chia sẻ trên đã mang lại thông tin hữu ích dành cho bạn đọc.
Ngày đăng: 2/12/2020
Người đăng: Vinatech - ntc
316 Quang Trung, Hà Đông, Hà Nội
249 Đường Thống Nhất, TP Thái Nguyên
Hà Liễu, Phương Liễu, Quê Võ, Bắc Ninh
530 Điện Biên Phủ, TP Hải Dương
251 Nguyễn Văn Linh, Q. Lê Chân, TP.Hải Phòng
Đường Nguyễn Du, tổ 16, P Nguyễn Trãi, TP Hà Giang
110 Hà Khánh, TP. Hạ Long, Quảng Ninh
131 Đường Thảo Nguyên, TT Mộc Châu, Sơn La
2790 – 2792 Hùng Vương, Vân Phú, TP Việt Trì, Phú Thọ
50 Đường Hoà Bình, P Nguyễn Thái Học, TP Yên Bái
KĐT mới, TT. Thổ Tang, Huyện Vĩnh Tường, Vĩnh Phúc
29 Trần Thái Tông – TP. Thái Bình
629 đường Bà Triệu, P.Trương Thi, TP.Thanh Hóa
82 Nguyễn Trãi, TP.Vinh, Nghệ An
597 Quang Trung, Tp.Quảng Ngãi, Tỉnh Quảng Ngãi
419 Trần Hưng Đạo, P.Bồng Sơn, Tx.Hoài Nhơn, Tỉnh Bình Định
534A Trường Chinh, TP Pleiku, Tỉnh Gia Lai
221/229 Đường Bình Thành, P Bình Hưng Hòa B, Bình Tân, TP.HCM
91 đường Võ Nguyên Giáp, P. Phước Tân, TP. Biên Hòa, Đồng Nai
36F2 VP2, Đường 18, P. Vĩnh Phú, TP Thuận An, Bình Dương
Lô AA - 154, Nguyễn Văn Cừ, KDC Cái Sơn Hàng Bàng, An Bình, Ninh Kiều, Cần Thơ
Phường Tân Phước, thị xã Phú Mỹ, Bà Rịa Vũng Tàu