Quy trình quản lý kho chuyên nghiệp từng bước chi tiết

Quy trình quản lý kho luôn là quy trình quan trọng của mọi doanh nghiệp kinh doanh hiện nay trên thị trường. Việc xây dựng quy trình quản lý kho chuyên nghiệp giúp mang lại hiệu quả trong quá trình kinh doanh, tối ưu lợi nhuận, hạn chế rủi ro về lưu trữ hàng hóa. Dưới đây là một số quy trình cơ bản trong kho hàng mà Vinatech đã tổng hợp, hy vọng thông tin dưới đây sẽ mang lại thêm kiến thức hữu ích cho bạn đọc.

Xem thêm: 

• Công việc của quản lý kho là gì? Lương bao nhiêu?
• Kinh nghiệm quản lý kho với những quy tắc quan trọng

Quy trình quản lý kho cơ bản

Để nhà kho hoạt động đồng bộ, khoa học và hợp lý doanh nghiệp phải sử dụng các quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp. Thông thường một quy trình nhà kho được chia làm 3 hình thức chính, bao gồm:

- Quản lý mã hàng

- Quản lý nhập kho 

- Quản lý xuất kho

Mỗi quy trình lại có hình thức chu trình quản lý khác nhau.

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả

​>>> Xem thêm: Các mẫu kệ kho hàng của vinatech

Chi tiết quy trình quản lý kho từng bước

1. Các bước nhập kho hàng hóa

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập hàng 

Khi có một bộ phận có nhu cầu nhập hàng, nguyên vật liệu, tư liệu sản xuất phục vụ cho các hoạt động tại doanh nghiệp thì sẽ thông báo cho bộ phận liên quan để nhân sự và thủ kho nắm bắt được thông tin. Một số bộ phận liên quan như kho, kế toán, phòng vật tư, phòng quản lý chất lượng...

Bước 2: Kiểm tra hàng và kiểm đếm 

Thủ kho hoặc nhân viên kho dựa vào phiếu mua hàng, đơn đặt hàng ban đầu để đối chiếu số lượng thực tế và số lượng nhập liệu về khớp nhau. Cùng đó là kiểm tra về chất lượng, thời gian bảo hành, hạn sử dụng của hàng hóa. Đối với công ty lớn có bộ phận kiểm tra chất lượng chuyên biệt thì bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng khi đảm bảo hàng hóa được thông qua bằng tem hoặc đóng dấu xác nhận. 

Trong quá trình kiểm tra nếu gặp phải sai sót, khác biệt thì cần lập biên bản và thông báo lại với đơn vị đề xuất để tìm ra phương pháp giải quyết nhanh nhất. 

>>> Gợi ý: Chia sẻ file quản lý kho bằng Excel miễn phí

Bước 3: Nhập phiếu nhập kho

Sau khi hoàn thiện các bước nhập không có sai lệch thì toàn bộ phiếu nhập, giấy tờ sẽ chuyển tiếp sang bộ phận kế toán để đối chiếu lại bước cuối cùng. Sau đó kế toán sẽ lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho, phiếu bao gồm 3 liên: liên thủ kho lưu lại, liên kế toán lưu trữ và liên cho người giao hàng. 

Các liên phiếu cần có chữ ký của thủ kho và bên giao hàng xác nhận. 

Bước 4: Hoàn thiện 

Quản lý kho hay thủ kho sẽ tiếp nhận hàng hóa, nguyên vật liệu vào kho, sắp xếp hàng hóa khoa học lên kế hoạch đưa vào kho hợp lý. Mọi thông tin nhập kho đều phải nhập vào thẻ kho để dễ dàng quản lý, giám sát về sau. Mọi thông tin về sản phẩm nhập đều phải được cập nhật vào hệ thống phần mềm quản lý kho hàng. 

2. Các bước xuất kho hàng hóa 

Bước 1: Thông báo kế hoạch xuất hàng 

Lệch xuất hàng được gửi cho kế toán cùng với phiếu đơn hàng từ các bộ phận liên quan.

Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho 

Kế toán trực tiếp kiểm tra hoặc thông báo cho thủ kho kiểm tra hàng tồn kho. Trong trường hợp thiếu hàng kế toán thông báo ngay với phòng ban đề xuất. Ngược lại, nếu hàng hóa đủ cung cấp theo đơn đề nghị thì tiếp tục thực hiện sang bước tiếp theo. 

Bước 3: Lập hóa đơn bán hàng, tạo phiếu xuất kho

Kế toán căn cứ theo đơn hàng từ các bộ phận khác tạo phiếu xuất kho hay hóa đơn bán hàng sau đó chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu. Tùy thuộc vào quy định của mỗi công ty, liên phiếu sẽ được in làm nhiều bản, trên cơ bản liên được kế toán giữ, một liên thủ kho giữa và một liên giao cho bộ phận tiếp nhận chuyển tiếp hàng. 

Bước 4: Xuất kho hàng 

Quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất để tìm kiếm, lựa chọn hàng hóa đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu xuất phải có chữ ký của các bộ phận liên quan.

Bước 5: Lưu thông tin vào phần mềm

Mọi biến động trong kho đều phải được lưu trữ vào thẻ kho và hệ thống quản lý hàng hóa của kế toán. Số lượng hàng hóa tồn kho phải đảm bảo đủ chính xác giữa hàng thực tế và số liệu phần mềm.  

3, Các bước chuyển hàng sang kho khác 

Bước 1: Gửi đề xuất cho cấp quản lý

Nhu cầu xuất chuyển hàng hóa được gửi tới ban quản lý hay ban giám đốc tùy thuộc vào tính chất của mỗi lần xuất. Đề xuất bao gồm đầy đủ thông tin về thời gian xuất, địa điểm kho xuất và kho đến, lý do xuất hàng và mục đích của việc chuyển kho...

Bước 2: Quản lý quyết định mức độ cần thiết 

Sau khi nhận được đề xuất ban giám đốc hoặc cấp quản lý sẽ tiến hàng nghiên cứu sự cần thiết của vấn đề. Nếu nhận thấy thích hợp sẽ chuyển giao yêu cầu đến bộ phận kế toán. Nếu từ chối thì thông bán lại cho đơn vị yêu cầu để kết thúc quy trình. 

Bước 3: In phiếu xuất kho

Kế toán là bộ phận chịu trách nhiệm liên kết thống nhất với thủ kho, quản lý kho về số lượng, thời gian thực hiện chuyển kho. 

Bước 4: Thực hiện chuyển kho 

Hàng hóa được kiểm tra về chất lượng trước khi thực hiện xuất kho. Phiếu biên nhận xuất kho được ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận liên quan. 

Bước 5: Cập nhật thông tin tại hệ thống 

Toàn bộ thay đổi về số lượng, biết động trong kho đều phải được cập nhật liên tục vào hệ thống nhà kho. 

Các quy trình quản lý kho trên mang tính chất tham khảo tuy nhiên đây cũng là các bước cơ bản thường được sử dụng tại các doanh nghiệp hiện nay. Tuy nhiên tùy thuộc vào cấu trúc bộ máy doanh nghiệp, tính chất hàng hóa, vận hàng mà mỗi doanh nghiệp lại có cách phân quyền khác nhau. Hy vọng những chia sẻ trên đã mang lại thông tin hữu ích dành cho bạn đọc.